ACUERDO 50
DE 2000
(Mayo 5)
"Por el
cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de
documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".
EL CONSEJO
DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,en uso de
sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el
Decreto 1777 de 1990, y
CONSIDERANDO
Que el
artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General
de la Nación y en su literal b) preceptúa: "Fijar políticas y expedir los
reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas
que sobre la materia adopta la junta directiva";
Que el
artículo octavo del Decreto 1777 establece las funciones de la junta directiva
del Archivo General de la Nación, ahora... consejo directivo, en virtud del
Decreto 1126 de 1995 y en su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar
periódicamente la política archivística a nivel nacional";
Que se hace
necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevención de deterioro
de los documentos de archivo y situaciones de riesgo,
ACUERDA
ARTICULO
1º-Situación de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que a
corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y
que a menudo produce consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y
el mantenimiento del material.
Las
situaciones de riesgo involucran los daños producidos por agua e incendios,
agentes vandálicos, hurto y vandalismo entre otros.
PARAGRAFO.
Los desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos, ciclones y
erupciones volcánicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios,
explosiones, actos terroristas o conflictos armados que pueden ser producidos
intencionalmente o resultantes de fallas humanas.
Ver art. 2
Ley 80 de 1989
ARTICULO
2º-Planificación de preservación. La prevención de desastres y situaciones de
riesgo es una estrategia importante en la planificación general de la
preservación. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rápida y
eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal,
como para los acervos documentales y la edificación, evitando y disminuyendo
los costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar
en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentales
y el conocimiento de las estrategias de recuperación después del siniestro en
la planificación de la respuesta y la recuperación. Deberá incluir una
capacitación y entrenamiento periódico del personal al que se debe indicar
entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua
o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de
evacuación.
PARAGRAFO.
El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas
adelantados en las entidades por los comités paritarios de salud ocupacional en
cumplimiento de lo establecido por la ley y debe contar con un responsable o
coordinador y un comité que apoyará todas las medidas de reacción y
recuperación.
ARTICULO
3º-Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama
de riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales.
Frente a estas situaciones se establecerán las medidas preventivas pertinentes,
el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de
contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias; tales como:
1.
Levantamiento y valoración del panorama de riesgosPara la
identificación y valoración de los posibles riesgos que puedan afectar el
material documental, se puede establecer la siguiente clasificación:
- Riesgos
provenientes del exterior del edificio.
- Riesgos
provenientes de la estructura del edificio.
Riesgos
debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos
documentales.
- Riesgos
por las personas o grupos que tengan como blanco una institución o algún tipo
de material.
Para
cualquier acervo documental, el riesgo de un desastre es la combinación de
peligros ambientales sumado a la vulnerabilidad de los edificios, de los
sistemas mecánicos y del material documental. Para evitar lo antes señalado se
procederá previamente a:
-
Identificar los peligros geográficos y climáticos que pongan en riesgo el
edificio y las colecciones, tomando nota de la inseguridad ambiental que rodea
la institución con la presencia de industrias o establecimientos adyacentes que
se identifican como riesgos para la institución.
- Revisar el
edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno circundante.
Dentro del edificio, se hará una evaluación de la infraestructura y el estado
de los materiales, los sistemas de servicios como hidráulicos y eléctricos y
los mecanismos de protección contra incendios.
- Determinar
la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material documental,
estableciendo el grado presente y tomando medidas preventivas.
- Evaluar
igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivístico teniendo en
cuenta la existencia de algún tipo de seguros, inventarios documentales y de
duplicados que puedan existir dentro o fuera del archivo. Partiendo de la
importancia del material documental, se deberán establecer prioridades de
rescate en caso de incendio o de inundación, fijados por la valoración de los
documentos y teniendo en cuenta que todos los documentos de un archivo revisten
igual relevancia.
2. Medidas
preventivas
Una vez se
hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro la integridad
de los acervos documentales, se establecerá un plan de contingencia con metas
concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor
cantidad de aquellos. Es necesario establecer un programa regular de inspección
y mantenimiento como una de las medidas de prevención más eficaces.
Un edificio
sin riesgos debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:
- Detectores
automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia
- Personal
de vigilancia
- Sistemas
de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores manuales,
sistemas de extinción fijos
- Puertas
cortafuego.
Realizar
programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y
asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura
desde el interior.
Es necesario
hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los
productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables
y evitar las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan
material inflamable.
La
protección contra los efectos del agua incluirá la verificación constante de
los sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay
que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de
evacuación o suministro de agua en las placas de las salas de almacenamiento.
Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas para las salas subterráneas.
3.
Preparación de un plan de emergencia
Este se
deberá coordinar en estrecha colaboración con todos los servicios relacionados
con el tema como los bomberos, constructores de la edificación, servicios de
mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores, de seguridad y defensa
civil y el comité paritario de salud ocupacional de las entidades entre otros.
Los responsables de los acervos documentales deberán preparar un plan de
medidas de emergencia en un documento escrito. Este reporte deberá ser leído
por todo el personal de la entidad y ubicado en un lugar estratégico de manera
que se pueda consultar rápidamente en caso de emergencia.
La
información que se encuentra en un plan de emergencia aborda en términos
generales los siguientes aspectos:
- Números de
teléfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y policía
- Planos del
edificio: disposición de los acervos documentales, del equipo de emergencia
como extinguidores y materiales para intervención, y los puntos donde la
electricidad y el agua puedan suspenderse entre otros
- Detalles
de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con prioridad
donde se deben incluir los registros de inventario que son útiles, lista de los
documentos que deben ser sometidos a tratamientos especiales
- Orden y
detalles de las operaciones de salvamento
- Lista de
los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el salvamento,
bibliografía especializada, cajas con materiales para intervenciones de
emergencia
- Lista de
recursos externos: restauradores, empresas especializadas para transporte,
eventual congelamiento, lugares para almacenamiento.
-
Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se
vayan a requerir para facilitar a las divisiones financieras la toma de
decisiones.
4. Reacción
en caso de siniestro
En todas las
situaciones de emergencia hay que controlar el pánico.
Asegurar en
primera instancia la seguridad de las personas y alertar a los servicios de
intervención de las emergencias con los que previamente se han establecido
planes conjuntos de trabajo. Se debe contactar rápidamente al responsable del
plan de prevención de desastres quien hará los contactos del comité de apoyo y
de los especialistas, de manejo de emergencia para los consejos técnicos sobre
métodos de acción. Hay que localizar el origen del siniestro y tratar de
neutralizarlo sin tomar riesgos adicionales con el uso de extinguidores,
suspensión de las redes de agua, de electricidad y de gas entre otros.
Una vez
neutralizada la causa del siniestro, se procederá a determinar la magnitud de
los daños. No hay que desechar ningún documento por muy deteriorado que se
encuentre. Si el ambiente está muy húmedo, por agua de inundación o bomberos,
hay que ensayar en bajar las tasas de humedad relativa para evitar la aparición
de microorganismos, pues se debe tener en cuenta que 24 horas bastan para que
una infestación se desate. Hay que asegurar una buena circulación de aire y si
es posible instalar técnicamente equipos de deshumidificación.
Se deberán
evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones
de salvaguarda, reuniendo de manera sistemática la información necesaria como
fotografía de los documentos y de los locales, inventario del material
afectado.
Estos datos
serán necesarios para el expediente de la aseguranza en el caso de que exista y
en la evaluación del siniestro. Durante las acciones de urgencia hay que
asegurarse bien contra el robo.
Se deberán
poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el almacenamiento de
los materiales de emergencia para suministrar rápidamente aquellos que hagan
falta. Hay que adecuar espacios para almacenamiento y para adelantar acciones
de descarte documental. Así mismo se hace necesario escoger métodos de tratamiento
según las cualidades y los tipos de documentos a tratar, su valor, el
presupuesto y las posibilidades locales de adelantar dos tipos de acción:
a) Secado de
documentos
Con
excepción de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda del texto lo
que prima sobre la encuadernación.
Secado
manual: con cuidado, los documentos pueden disponerse abiertos, sobre hojas de
papel absorbente; las hojas se cambiarán regularmente. Se puede favorecer la
evaporación con un ventilador de pie y se puede proceder a un secado hoja por
hoja con un secador de pelo. Esta operación es lenta pero muy económica y
eficaz, si se dispone del equipo humano necesario.
Si las
páginas están pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas. Sólo los
documentos de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una
cuerda y se recomienda vaporizar regularmente en la sala de secado con un
producto fungicida.
No se
aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo propalcote o
glaseado. Lo ideal sería practicar un secado asistido mecánicamente tipo
liofilización o también se podrá intercalar entre cada página papel absorbente
hasta el fondo de la encuadernación y cambiarlo de tiempo en tiempo.
Si los
documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podrá lavar
ligeramente pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia cerrándolos bien
para que el agua no penetre. Todos los documentos frágiles como las
fotografías, manuscritos sobre papel y sobre pergamino deberán ser tratados por
especialistas.
Secado
asistido mecánicamente: Sistema de deshumificación del aire, congelación y
secado manual, congelación y liolización.
b)
Desinfección
Salvo casos
muy excepcionales, e independientemente del método de secado, será necesaria
una desinfección cuando todos los documentos estén secos. Igualmente se
desinfectarán los depósitos.
El equipo
mínimo con el que se debe contar incluye:
Lonas, cajas
plásticas, restregaderas, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de ropa, esponjas
absorbentes, etiquetas adhesivas, lámparas de mano, máscaras, guantes,
overoles, papeles absorbentes y rollos de papel absorbente, plástico en rollos,
extensiones eléctricas, cinta adhesiva para empaque, bolsas plásticas (para
congelamiento), bolsas de basura, marcadores indelebles, termohigrómetros,
productos desinfectantes, secadores de pie y secadores de pelo.
ARTICULO
4º-Este acuerdo rige desde su publicación.
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