1.
Responsables de efectuar la transferencia
La
responsabilidad de la realización de la transferencia recae en las personas
encargadas de los archivos de
gestión o de oficina de las distintas unidades y servicios de la Universidad de Córdoba,
bajo el control y supervisión del jefe de las mismas, siguiendo las indicaciones establecidas
en el presente procedimiento.
2. ¿Qué
documentos se han de transferir?
Se han de
transferir los documentos de archivo, entendiendo por tales todos los
documentos originales,
sea cual sea su soporte, que constituyan un testimonio de las funciones y
actividades que la
unidad o servicio tienen encomendadas.
Por lo
tanto, no se transferirán al Archivo General, pudiendo ser eliminadas, las
copias (siempre que se tenga
constancia de la existencia del original), las reproducciones y los borradores
de documentos,
así como los documentos que contengan datos que ya se recojan en documentos recopilatorios.
3.
Operaciones previas a la transferencia
3.1.
Revisión
La primera
labor debe ser la revisión de todos los documentos que se vayan a transferir
paraconseguir
los siguientes objetivos:
● comprobar
que los expedientes estén debidamente organizados y ordenados, según el
sistema de
ordenación que corresponda a cada tipo de expedientes;
● comprobar
que cada expediente esté completo y no falte ningún documento;
● eliminar
duplicados, siempre y cuando se conserven los originales;
● eliminar
las grapas, clips metálicos, gomas elásticas y todos aquellos elementos que
sean
perjudiciales
para la conservación del papel, así como las fundas de plástico,
clasificadores,
etc.
3.2.
Ordenación en cajas Los
documentos, una vez revisados, se introducirán en cajas de cartón de archivo
definitivo de formato
normalizado (tamaño DIN A4), teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
●
el número de documentos que se introduzca en cada caja dependerá de su grosor,
procurando
que no quede ni excesivamente llena, lo que dificultaría su cierre y manejo, ni demasiado
vacía, lo que favorecería la deformación de los documentos;
● debe
procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas, aunque si esto
ocurre
se
solucionará con una adecuada señalización (p.e.: Expediente X, vol. I –
Expediente X,
vol. II);
● cada una
de las cajas llevará un número correlativo en el lomo bajo claramente visible,
que será el que
permita identificarlas y que se consignará en el formulario de Relación de
entrega de
documentos, comenzando siempre en cada transferencia por el número 1.
4.
Realización de la transferencia
4.1.
¿Cuándo?
Los
documentos, en tanto no existan tablas de valoración que determinen otra cosa,
deberán
transferirse,
como norma general, al año de haber finalizado su trámite administrativo1
y durante el periodo
establecido para cada archivo de gestión en el calendario anual de
transferencias, aprobado por
la Secretaria General.
4.2. ¿Cómo?
La persona
responsable de la preparación, ejecución y seguimiento de la transferencia
habrá de seguir los
siguientes pasos:
A)
Cumplimentar y tramitar el Impreso de previsión de transferencia de documentos
El Impreso
de previsión de transferencia de documentos se cumplimentará del siguiente
modo:
● Fecha:
Recoge la fecha en que se cumplimenta el impreso (formato DD/MM/AAAA).
● Datos de
la unidad que solicita la transferencia:
○ Unidad o
Servicio: Denominación de la unidad o servicio que solicita la transferencia de documentos.
○ Sección o
Negociado: Denominación específica de la unidad que solicita la
transferencia
de documentos, a nivel de Sección o Negociado. (No es necesario
cumplimentar
este campo si coincide con el de Unidad o Servicio).
1 Art. 53
del Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del
Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de
la Ley
3/1984, de 9 de enero, de Archivos.○ Responsable de la transferencia: Nombre y
apellidos de la persona de la unidad que se
responsabiliza
y ejecuta la transferencia.
○ Teléfono y
correo electrónico de la persona de la unidad que se responsabiliza y
ejecuta la
transferencia.
● Datos de
los documentos que se solicita transferir:
○ Serie
documental: Denominación del tipo de documentos que se solicita transferir
(Expedientes
de personal, expedientes de contratación, etc.).
○ Fechas
extremas: Indica los años que abarcan los documentos que se solicita transferir
(formato:
AAAA/AAAA).
○ Nº de
unidades de instalación: Indica el número total de cajas de archivo definitivo
que forman el
conjunto de la transferencia que se solicita realizar.
●
Observaciones que se crea oportuno incluir.
Después de
haber cumplimentado el Impreso de previsión de transferencia de documentos,
según las instrucciones
antedichas, se remitirá este por correo electrónico al Archivo General (archivo@uco.es).
El Archivo
General, a la vista del Impreso de previsión de transferencia de documentos, se
pondrá en contacto
con el responsable de efectuar la transferencia para establecer la fecha de
realización de la misma
y para recordarle, en caso necesario, las operaciones previas a la
transferencia,
descritas en
el punto 3 de este procedimiento, así como los pasos a seguir a partir de este momento.
B)
Cumplimentar y tramitar el formulario de Relación de entrega de documentos
El
formulario de Relación de entrega de documentos se cumplimentará según las
siguientes indicaciones:
A rellenar
por la unidad remitente:
● Datos de
la transferencia:
○ Fecha de
remisión: Fecha en que se cumplimenta el formulario y se remite al Archivo
General
(formato DD/MM/AAAA).
○ Volumen:
Indica el número total de cajas de archivo definitivo que integran la
transferencia.
○ Nº de
hojas: Número total de hojas del formulario de Relación de entrega que se
envía.
● Datos de la unidad remitente:
○ Unidad o
Servicio remitente: Denominación de la unidad o servicio que transfiere los
documentos.
○
Responsable de la transferencia: Nombre y apellidos de la persona de la unidad
que se
responsabiliza
y ejecuta la transferencia.
○ Teléfono y
correo electrónico del responsable de la transferencia.
● Datos de
los documentos que se transfieren:
○ Serie
documental: Denominación del tipo de documentos que se transfieren y que
coincide con
la indicada en el Impreso de previsión de transferencia de documentos.
○ Nº: Número
correlativo dado por la unidad remitente a cada una de las cajas que
componen la
transferencia, comenzando cada una de ellas por el número 1.
○ Contenido:
Descripción somera del contenido de cada una de las cajas que se
transfieren.
○ Años:
Fechas extremas de los documentos, anotando las dos últimas cifras del primer
y del último
expediente incluidos en la caja de que se trate (formato AA/AA).
En caso de
necesitar más espacio, se deberán insertar tantas filas como sea preciso
hasta
completar la descripción de todas las cajas de documentos que se transfieran.
●
Observaciones que se crea oportuno incluir.
● Firma del
Jefe de la Unidad o Servicio remitente y sello de la misma.
A rellenar
por el Archivo General (espacios sombreados):
● Número:
Recoge el número de orden correspondiente a esa transferencia en relación con
el total de
transferencias recibidas en el Archivo General desde el inicio de su actuación
normalizada.
● Fecha de
recepción: Fecha en la que se recibe la transferencia en el Archivo General.
● Signatura:
Número que corresponde a la ubicación física de cada caja de documentos en el depósito
del Archivo General.
● Firma y
sello del Archivo
Una vez
cumplimentado el formulario de Relación de entrega de documentos, se enviará
por correo
electrónico al Archivo General (archivo@uco.es), donde se revisará la
corrección de los datos
consignados.C) Coordinar el traslado físico de los documentos En la fecha
acordada para la realización de la transferencia, se remitirán al Archivo
General las cajas de
documentos:
● cuando
procedan del edificio de Rectorado, por el personal de la conserjería y
● cuando
procedan de otras ubicaciones distintas de la anterior, a través del correo
interno o de empresas
externas, a criterio del coordinador de equipo del Rectorado.
5.
Tratamiento documental en el Archivo General En el
Archivo General, al recibir la transferencia, se realizará el cotejo de la
Relación de entrega de
documentos con el contenido de las cajas y se procederá a inventariar, tejuelar
e instalar en el
depósito los
documentos ingresados.
Una vez
hecho esto, se completará el formulario de Relación de entrega de documentos
con los campos
reservados al Archivo General y se imprimirán dos ejemplares del mismo. Ambos ejemplares
se enviarán a la persona responsable de la transferencia para que los firme y
selle el
jefe de la
unidad correspondiente, devuelva uno al Archivo General y conserve el otro como instrumento
de control y de cara a solicitar futuras consultas o préstamos de esos
documentos.
6.
Disposición de los documentos transferidos
Desde este
momento, los documentos podrán ser consultados o solicitados en préstamo por la
unidad o
servicio que los haya transferido y por aquellos otros debidamente autorizados,
siguiendo
las indicaciones establecidas en el Procedimiento de consulta y préstamo
administrativos.
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