Digitalizar
un documento es la representación de un documento por un conjunto de sus puntos
o muestras, el resultado se denomina imagen digital del documento. El proceso
de digitalización de documentos se obtiene al capturar las "esquinas"
donde terminan las líneas o cambio de dirección de los trazos del documento
(letras, números, imágenes, ...).
El proceso
de digitalización de documentos es fundamental para hacer una representación
digital de los mapas de bits de un documento en papel, mediante este proceso de
digitalización se almacena en una base de datos el archivo y datos o
información capturada resultantes de digitalizar un documento.
El proceso
de digitalización de documentos no solo afecta a los documentos en papel, sino
que también en su término más amplio también contiene otras fuentes de datos a
digitalizar tan diversas como: Fotografías, Música, Mapas, Videos, señales de
TV, Radio, etc… Al final el proceso siempre es el mismo y se basa en convertir
un origen no digital (analógico) a una representación binaria (digital) del
origen.
Actualmente
libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías de reconocimiento
de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las bibliotecas, fundaciones y
empresas privadas como Google. También los documentos de texto que tienen algún
valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las
bibliotecas, en estos casos se sustituyen los microfilms por la digitalización
como medio de preservar y facilitar el acceso a los documentos únicos.
Proceso de
digitalización de documentos
En el
proceso de digitalización de documentos son los pasos mediante los que los
registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales.
En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el
proceso tiene que realizar:
Captura con
Escáner del documento físico.
Indexado de
la información extraída del documento.
Almacenamiento
del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.
La
digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para cualquier
empresa, puesto que para que un negocio funcione de forma eficaz la información
debe estar fácilmente disponible.
Digitalización
de documentos
La mayoría
de la información o los datos se almacenan en forma de archivos de papel o
informes, que se acumulan en los últimos años, dando lugar a archivos de
documentos en papel difícilmente accesibles y la consecuente pérdida de datos.
La obtención de los documentos o datos necesarios cuando se necesitan a veces es
difícil y una gran perdida de tiempo por tener que andar buscando entre papeles
y archivos.
El Proceso
de digitalización de documentos es la solución a este problema con este proceso
se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la
información de la empresa.
¿Qué se
puede digitalizar a nivel de documentos?
Casi todos
los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos se dan a continuación:
Ø
Cualquier documento en papel a documentos en
formato electrónico.
Ø
Planos, mapas y diagramas se digitalizan a
archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente.
Ø
Digitalización de Facturas de Proveedores, para
extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura por parte de la
empresa.
Ø
Digitalización de albaranes y pedidos de
clientes, para que los pedidos entren rápidamente en el sistema de gestión sin
tener que procesarlos manualmente.
Ø
Contratos y seguros, todos los contratos en
formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el
proceso de digitalización de documentos. Entre otros…
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